대학에서, 그리고 취업 후에 공식적인 연락을 할 때 많은 경우 e-mail을 사용하게 됩니다. e-mail 사용이 익숙하지 않은 학생들을 위하여 참고할만한 내용을 올립니다.
1. 이메일 계정의 선택
요즘 대부분의 학생들은 gmail 또는 naver 등의 메일 주소를 이미 가지고 있습니다. 일반적인 용도에는 개인적인 메일 계정을 사용해도 상관이 없습니다만, 중요한 내용을 다루는 경우에는 소속기관의 이메일을 사용하는게 좋습니다. 이를테면, 학생들의 경우 성적 확인이나 개인정보와 관련된 메일을 보낼 때 학교 메일 계정을 사용하지 않는다면 보내는 사람이 그 학생이 맞는지 확인을 할 수 없습니다.
2. 메일 작성
2-1) 제목
제목은 내용을 예상할 수 있도록 간결하게 적습니다. 제목을 지나치게 길게 적거나, 혹은 내용을 예상할 수 없는 “안녕하세요.”, “2020학번 홍길동 입니다.”과 같이 적는 것도 그리 좋지 않습니다. 수업과 관련된 메일을 적는 경우에 제목 서두에 [과목명]을 같이 붙여주면 도움이 됩니다. 예를 들자면, “진로관련 면담 요청 드립니다.” 혹은 “[고등미적분학1] 중간고사 성적 확인 관련” 과 같이 적으면 좋습니다.
2-2) 내용
메일의 내용은 일반적인 편지쓰기와 비슷한 구조로 작성하면 됩니다. 대체로 다음과 같은 구조입니다.
받는 사람 – 인사 – (소개) – 내용 – 인사 – 보내는 사람
받는 사람: 메일 주소를 잘못 적는 경우가 있기 때문에 받는 사람을 적습니다. 참조가 있는 경우 괄호 안에 적기도 합니다.
인사: 간단한 인사를 적습니다. 친분이 있는 경우 적절한 인사를 적어도 좋습니다만, 굳이 문학적인 표현으로 인사를 적느라 고민할 필요는 없습니다.
(소개): 받는 사람이 본인을 모를 수 있는 경우 간단히 소개를 합니다. 학생들의 경우에는 소속학과, 학번, 수강중인 수업 등의 정보 등을 적으면 도움이 됩니다.
내용: 용건을 명확히 적습니다. 첨부파일이 있는 경우나 확인할 링크가 있는 경우 같이 언급을 합니다.
인사: 끝맺는 인사를 적습니다. 간결히 “안녕히 계세요.” 혹은 “감사합니다.” 정도면 됩니다.
보내는 사람: 보내는 사람을 명확히 적습니다. “홍길동 드림” 정도로 적으면 됩니다. 영어로 메일을 보내는 경우 이름에 앞서 “Best regards”, “Sincerely” 등을 적도록 합니다.
작성 예시)
제목: [벡터해석학] 중간시험 성적 확인 관련
내용:
홍길동 선생님께
안녕하세요. 벡터해석학(수업번호 12345) 를 수강하고 있는 수학과 2022학번 임꺽정 입니다.
중간시험 성적과 관련하여 메일을 드립니다. 성적 공고와 답안지 확인 시간과 관련된 공지사항을 확인하였습니다만, 말씀하신 시간에 다른 수업이 있어 방문이 어려울 것 같습니다. 같은 날 오후 4시경에 방문해도 괜찮을지 여쭤보고자 합니다. 혹시 그 시간에 불가능하시다면 답안지 확인을 할 수 있는 다른 시간을 알려주시면 그 때 방문하여 답안지를 확인하고 싶습니다.
감사합니다.
임꺽정 드림
3. 회신 관련
e-mail은 메신저와 달라서 받는 사람이 원하는 시간에 확인을 합니다. 요즘은 push알림을 켜놓은 경우가 많이 있습니다만 선호에 따라 알림을 끄거나 시간대에 따라서 알림을 끄는 경우도 많이 있습니다. 업무용 메일의 경우 업무시간에만 확인을 할 수 있는 경우도 있습니다. 많은 메일을 받는 경우에는 메일 확인, 회신이 늦어지거나, 다른 일을 먼저 처리하느라 회신을 잊는 경우도 있을 수 있습니다. 아주 간혹 멀쩡한 메일이 스팸으로 처리되는 일도 발생할 때가 있습니다. 메일에 수신확인 기능은 e-mail자체에 그런 기능이 있는게 아니라, 다른 방법을 통해서 기능을 구현한 것이라 정확하지 않습니다. 회신이 너무 늦는다고 생각되는 경우, 받는 사람이 메일을 확인을 했는지 확인하는 메일을 보낼 수 있습니다.
